Procedimientos: ¿Necesarios, útiles… o decorativos?

Una mirada profesional a la información documentada en sistemas de gestión

Por:  Edelberto Olivas – Consultor ,, auditor e instructor especializado en ISO, eficiencia organizacional y sistemas inteligentes. 
📨Contacto: eolivas@hotmail.com

🛠 ¿Qué es un procedimiento y qué no lo es?

 En el mundo ISO, un procedimiento es una forma específica de llevar a cabo una actividad o proceso. Pero no todo lo que está escrito es un procedimiento, y no todo procedimiento necesita estar escrito. Según la Guía ISO 10013, la información documentada debe responder a una necesidad real: controlar, comunicar, evidenciar o mejorar.

 Entonces, ¿cuándo un procedimiento es útil? 

Cuando agrega valor, reduce errores, facilita la capacitación o asegura el cumplimiento. 

¿Y cuándo es innecesario? 

Cuando replica lo obvio, complica lo simple o existe “porque siempre ha estado ahí”.

 Información documentada o Procedimiento obligatorio

 La norma ISO 9001:2015 (y sus hermanas) ya no exige procedimientos específicos como en versiones anteriores. En su lugar, habla de información documentada que debe mantenerse o conservarse según el contexto, los riesgos y la complejidad del sistema.

 Esto abre la puerta a una gestión más inteligente: 

- ¿Necesitas un procedimiento para emitir facturas? Tal vez no, si el proceso está automatizado y controlado. 
- ¿Y para gestionar no conformidades? Probablemente sí, si hay múltiples responsables y criterios de evaluación.

 La clave está en criterios claros: 

- ¿El procedimiento facilita la comprensión? 
- ¿Evita errores o ambigüedades? 
- ¿Es necesario para cumplir requisitos legales o normativos? 
- ¿Es útil para capacitar o auditar?
 Si la respuesta es “no” en todos los casos… quizás ese procedimiento merece una jubilación digna.
 

😄 Diagnóstico rápido: ¿Sufres de “procedimentitis”?

 Síntomas comunes:

- Archivos con nombres como “procedimiento general de todo”.
- Flujos que requieren GPS para entenderse.
- Personal que dice: “¿Y esto para qué sirve?”

 Tratamiento recomendado:

- Revisión crítica con enfoque ISO 10013.
- Uso de IA para identificar redundancias y automatizar lo repetitivo.
- Diseño de formatos visuales, simples y funcionales (¡Power BI y Excel son tus aliados!).

 🤖 ¿Cómo ayuda la IA?

 La inteligencia artificial puede ayudarte a:

- Detectar procedimientos duplicados o innecesarios.
- Generar flujos optimizados según datos reales.
- Automatizar tareas que antes requerían pasos manuales.
- Crear formatos dinámicos que sustituyen documentos estáticos.

 En resumen: menos papel, más inteligencia.

 📌 Conclusión

 Los procedimientos no son el enemigo. Pero tampoco son decoración. Son herramientas vivas que deben responder a una necesidad real. Y como todo buen sistema, deben evolucionar.

 Hazlo simple, hazlo fácil, ¡pero hazlo! , Soluciones avanzadas, herramientas básicas.